KSeF

Cos'è il Sistema Nazionale delle Fatture Elettroniche?

Il Sistema nazionale delle fatture elettroniche (KSeF) è un sistema di scambio di dati per l'emissione, la ricezione e l'archiviazione di fatture strutturate. Viene anche utilizzato per contrassegnare le fatture con un numero identificativo, nonché per verificare se le proprie fatture sono conformi a uno schema specifico.

Dal 1° gennaio 2022 questo sistema è stato introdotto in Polonia come soluzione volontaria. Il Ministero delle Finanze polacco vuole che KSeF diventi una soluzione obbligatoria dal 2023 (dopo aver ottenuto la decisione di deroga dalla Commissione Europea) e che la fatturazione elettronica diventi obbligatoria per tutte le entità nello stesso anno.

Perciò, la Polonia sta diventando l'ennesimo Paese che appartiene all'Unione Europea (dopo Spagna, Portogallo e Italia), che ha deciso di cambiare il modello di elaborazione delle fatture elettroniche dal modello Post-Audit al modello Clearance.

Cos'è una fattura strutturata?

Come descritto nella Legge sulla Modifica della Legge sull'imposta su beni e servizi (e molti altri atti) adottata dal Sejm della Repubblica di Polonia:

"Una fattura strutturata viene emessa e ricevuta tramite il Sistema nazionale delle fatture elettroniche utilizzando un software di interfaccia, ha un modulo elettronico ed è creata secondo un modello fornito..."

Una fattura strutturata deve essere presentata in formato XML secondo la struttura logica delle fatture elettroniche (FA_VAT). Pertanto, è il terzo tipo di fattura accanto alle fatture cartacee ed elettroniche. Viene emessa dai contribuenti che utilizzano il sistema KSeF e contrassegnata da un numero che la identifica nel sistema.

Le fatture strutturate saranno emesse secondo un modello basato sulla struttura logica presentata dal Ministero delle Finanze.

What is a structured invoice?

Come dovrebbe funzionare KSeF?

L'accesso al Sistema nazionale delle fatture elettroniche può essere ottenuto da un contribuente, da un soggetto autorizzato, da un'entità autorizzata o da uno dei soggetti di cui all'articolo 106c della legge, purché autorizzato ad emettere (o accedere a) fatture strutturate .

Il legislatore prevede la possibilità di emettere fattura strutturata direttamente nel sistema (tramite interfaccia web) o tramite il sistema finanziario e contabile del contribuente secondo il modello pubblicato.

Quando le fatture vengono emesse nel sistema finanziario e contabile del contribuente, i documenti devono essere consegnati a KSeF tramite una connessione definita, ad esempio tramite EDI all'API di KSeF.

How is KSEF supposed to work?

Registrazione delle fatture in KSeF tramite Comarch EDI

Essendo un operatore di scambio di documenti elettronici (comprese le fatture elettroniche), Comarch monitora costantemente i cambiamenti legislativi nella legislazione polacca.

Siamo molto coinvolti nel progetto pilota KSeF. I nostri specialisti sono presenti agli incontri durante i quali vengono discussi i dettagli tecnici del sistema, la specifica di una fattura strutturata e la documentazione API.

L'interfaccia API consente l'integrazione di Comarch EDI (utilizzato da migliaia di clienti in Polonia e all'estero) con il Sistema Nazionale delle fatture elettroniche.

Ciò significa che sarà possibile per tutti gli utenti della nostra piattaforma inviare e ricevere fatture elettroniche a/da KSeF. Comarch EDI garantirà inoltre il pieno rispetto delle ultime normative legali e la trasparenza del flusso di tutte le fatture (e dei loro stati).

Scopri di più su Comarch EDI

Modelli di

integrazione

Dopo il lancio ufficiale del Sistema Nazionale delle fatture elettroniche in Polonia, gli utenti di Comarch EDI potranno scegliere uno dei due modelli, di seguito, attraverso i quali la nostra soluzione sarà collegata alla piattaforma governativa. Il primo prevede lo scambio di fatture elettroniche insieme alla convalida di base (assicurandosi che le fatture siano pienamente conformi ai requisiti KSEF). Il secondo modello prevede la cosiddetta convalida aziendale richiesta dall'appaltatore.

Uno schema del modello generale

Uno schema per l'invio di una fattura a KSEF dopo la convalida della "Pre-fattura"

Esperienza globale in fatturazione elettronica

In qualità di fornitore globale di sistemi e servizi per lo scambio di documenti elettronici tra partner commerciali, Comarch ha una vasta esperienza nell'ottimizzazione dei processi di contabilità fornitori (AP) e contabilità clienti (AR).

Da anni forniamo supporto alle aziende operanti sia in paesi in cui la fatturazione elettronica è già diventata obbligatoria (come Francia, Spagna, Germania, Turchia e Italia) sia in luoghi in cui tale obbligo deve essere introdotto (es. in Polonia, dove, secondo l'annuncio del Ministero delle Finanze polacco, il meccanismo di fatturazione elettronica sarà basato sulla soluzione italiana).

Monitoriamo costantemente le modifiche apportate alle politiche di fatturazione elettronica in tutto il mondo, modificando le nostre soluzioni e servizi per essere sempre pienamente conformi alle normative più recenti.

Global e-invoicing experience