Carrefour Polonia appartiene alla catena francese di ipermercati e supermercati del Gruppo Carrefour, leader della grande distribuzione in Europa. In Polonia, il primo ipermercato Carrefour è stato aperto a Lodz nel 1997. Oggi Carrefour conta circa 600 punti vendita in Polonia, dislocati su tutto il territorio.
La soluzione adottata
Comarch EDI è una piattaforma scalabile e configurabile che consente di ottimizzare i processi nell'intera catena di distribuzione.
Lo scambio di informazioni commerciali e di documenti su carta tra una rete commerciale e i suoi fornitori è associata agli alti costi del trattamento di enormi quantità di informazioni aziendali e degli errori derivanti, tra l’altro, dal grande coinvolgimento umano nel processo di elaborazione dei documenti. Pertanto, l'uso della tecnologia EDI è una risposta logica alla sfida per migliorare la comunicazione della rete con i fornitori. Lo scambio elettronico di dati (EDI) è un modo veloce, preciso e soprattutto sicuro per trasferire informazioni tra i partner commerciali.
Nel 2005, Carrefour Polska e Comarch hanno iniziato il loro lavoro su un progetto pilota per la comunicazione di massa attraverso i sistemi EDI.
Il progetto ufficiale di implementazione è iniziato nel 2007. Dapprima, Carrefour ha iniziato a inviare ai propri fornitori ordini in formato elettronico. Una fase successiva del progetto EDI è stata la realizzazione della fattura elettronica e delle rettifiche di fatturazione. Con l'introduzione di questo tipo di documento elettronico e con l’utilizzo da parte dei fornitori di un ulteriore strumento per l'archiviazione sicura delle fatture elettroniche, ad esempio nella fattispecie con Comarch EDI Archivio, sia Carrefour che i suoi partner hanno potuto abbandonare lo scambio di documenti in forma cartacea e ridurre significativamente i costi ad esso associati.
Durante la realizzazione della fatturazione elettronica ha avuto anche inizio l’invio delle conferme di consegna e degli inventari di magazzino attraverso la piattaforma Comarch EDI. Al momento si sta testando un ulteriore elemento - la notifica di spedizione.
Sulla base delle esigenze di Carrefour Polska sono state sviluppate soluzioni software dedicate, volte a migliorare la comunicazione e l'elaborazione dei dati, fra queste:
La catena Carrefour utilizza inoltre la soluzione Comarch EDI Tracking, che fornisce informazioni aggiornate sullo stato dei documenti inviati – se siano stati opportunamente rielaborati dalla piattaforma, consegnati e letti dai partner.
Oltre alla realizzazione del progetto EDI, Comarch ha partecipato all'acquisizione di Ahold da parte di Carrefour Polska (luglio 2007). Comarch avuto il piacere di lavorare con Carrefour Polska nell’ambito della fusione e riorganizzazione della struttura dei progetti EDI precedentemente esistenti in entrambe le reti.
Il comune impegno nel corso del progetto, sia da parte di Carrefour Polska come da parte di Comarch, ha avuto come risultato più di 1.000 fornitori collegati, entro maggio del 2009, all’interno dello scambio di ordini e fatture in formato elettronico. Circa 700 di questi fornitori sono stati in grado di dismettere completamente l’emissione di fatture cartacee. Attualmente, la rete elabora e scambia migliaia di documenti elettronici con i suoi fornitori. Oltre ai documenti elettronici "di base", come ordini e fatture, i fornitori possono scambiare con Carrefour, in forma elettronica, la conferma di consegna e la disponibilità di magazzino.