L’Electronic Data Interchange è una tecnologia matura con oltre 60 anni di storia. È rimasto un punto fermo nel regno delle comunicazioni B2B per così tanti anni che alcuni potrebbero chiedersi se dovrebbe essere ancora in uso. È abbastanza efficace per competere con altre tecnologie moderne? In questo articolo, esploriamo i maggiori punti di forza dell'EDI e il suo potenziale per lo sviluppo futuro.

Il business ha bisogno di uno scambio di dati automatizzato e senza interruzioni   

Innanzitutto, ti spieghiamo perché l’EDI stesso è così amato dalle aziende. Possiamo vedere chiaramente che migliaia di loro hanno sviluppato i loro sistemi intorno agli standard EDI. Perché? Semplice: l’EDI semplifica la vita aziendale. Consente alle aziende di condividere dinamicamente informazioni affidabili: inviare ordini, informare sulle consegne in arrivo, confermare le consegne, prenotare il trasporto e inviare fatture sono solo alcune delle numerose transazioni commerciali che possono essere eseguite in tempo reale. Non comporta alcuna interazione umana e non richiede chiamate, invio di e-mail o fax. Risparmia semplicemente il tempo e lo sforzo di tutte le parti coinvolte nel processo. L'EDI velocizza notevolmente l'intero ciclo aziendale: quando i processi sono automatizzati, riduce il tempo necessario per elaborare i dati manualmente ed elimina il numero di errori che si verificano quando i dati vengono inseriti, archiviati e confrontati manualmente. Le transazioni EDI richiedono secondi o minuti, mentre i processi cartacei possono richiedere giorni o settimane. Parlando di carta, il software EDI consente inoltre alle aziende di risparmiare denaro riducendo la quantità di carta necessaria (stampa, copia, archiviazione, affrancatura) ed eliminando la sua elaborazione e la gestione di documenti illeggibili o persi. La ricerca Matson Logistics mostra che l'utilizzo dell'EDI può ridurre i costi di transazione del 35%.

L’EDI è in continua evoluzione, proprio come i suoi utenti

All'inizio della sua storia, l'unico metodo di comunicazione era l'EDI diretto (point-to-point) basato sulle cosiddette soluzioni on-premise, ma oggi i metodi di comunicazione sono in continua evoluzione e ora le aziende possono scegliere tra un'ampia varietà di Soluzioni EDI: AS2, FTP, Web EDI, soluzioni basate su cloud o anche EDI mobile. Al giorno d'oggi, qualsiasi azienda ha la possibilità di trovare una soluzione che risponda alle proprie esigenze: semplice mappatura EDI installata in loco, nessun software locale o un sistema legacy con funzionalità avanzate. Gli standard EDI vengono aggiornati quando necessario, insieme agli standard e alle normative locali e globali. I moderni sistemi EDI non solo forniscono agli utenti funzionalità utili per gli anni a venire, ma ottimizzano anche i loro processi con gli strumenti più innovativi supportati dall'intelligenza artificiale: convalida, mappatura, routing, notifiche o creazione di flussi di lavoro. L’EDI è da anni un software aziendale molto utilizzato grazie al suo costante sviluppo.

E le altre tecnologie: ne hai bisogno?

L’EDI copre la maggior parte dei tipi di transazione in molti settori diversi. Dovresti sforzarti molto per trovare una transazione commerciale che non sia coperta dai documenti di Electronic Data Interchange. Ad esempio: uno degli standard EDI - EANCOM, copre circa 60 messaggi diversi mentre un altro standard EDI - X12, ne copre oltre 80 solo nell'ambito dei processi di una supply chain. Per l’EDI, non importa in quale attività operi la tua azienda o quale sia la portata dei documenti scambiati con i tuoi partner. Una volta implementato, è semplice, economico e affidabile.

Dibattito tra EDI e API: cosa è più vantaggioso?

L'alternativa per lo scambio elettronico di dati è l'interfaccia di programmazione dell'applicazione. Tramite API, puoi accedere a un software basato sul Web che ti consente di comunicare con i tuoi partner commerciali. Crea un "ponte" tra diversi sistemi e non richiede alcun intervento da parte dell'utente. Questa soluzione offre molti vantaggi come la connessione in tempo reale, l'accesso istantaneo all'inventario e la possibilità di trasferire dati aggiornati istantaneamente. Migliora l'efficienza perché elimina il tempo necessario per richiedere e inviare informazioni. L’EDI però presenta numerosi vantaggi rispetto all'API, che per alcune aziende potrebbero essere molto più importanti. Uno dei principali è lo standard di trasferimento dei documenti. L'API non ha alcuna standardizzazione in uso, quindi ogni volta che imposti un'API, devi essere preparato per nuovi formati di dati che non sono sempre coperti dallo stesso. Spesso non richiede alcuna informazione standard per identificare utenti o prodotti come EAN o GLN. Le aziende che creano API adattate alle loro attività possono trovare molti problemi nel processo di aggiunta di nuovi partner al loro sistema: potrebbero essere necessarie modifiche ai loro sistemi ERP, poiché nessuna informazione standard può essere inclusa in questa API per lo scambio di dati (il che è spesso molto costoso).
Un'altra sfida potrebbe essere la necessità di connettere diversi partner che hanno creato le proprie API. Nella creazione di API, attualmente non è stato implementato o addirittura consigliato alcuno standard di dati. Pertanto, può essere molto costoso passare alla comunicazione API con più partner. E – se l'API non è progettata correttamente, l'invio di un semplice ordine potrebbe richiedere anche diverse decine di operazioni (ad esempio: chiedere il numero dell'ordine e ricevere i dati dell'intestazione dell'ordine), mentre con l’EDI puoi essere sicuro che sia sempre un documento consegnato al tuo sistema. Inoltre, un'API potrebbe non coprire tutte le comunicazioni con l'intera supply chain. Più partner commerciali hai, più API potresti dover utilizzare e potrebbe diventare un processo complicato da gestire. Nel caso di un moderno sistema EDI, hai un metodo di comunicazione con il tuo fornitore di servizi e un set di mappatura per ogni transazione.

L’EDI continua ad essere il sistema principale per la trasmissione dei dati

Le aziende che hanno già implementato l’EDI non sono disposte a cambiare il loro metodo di comunicazione. L'EDI funziona bene per loro ed è strettamente connesso con la parte più importante sia del loro business che dei sistemi principali. EDI è lo standard per la comunicazione B2B, aiuta a migliorare i processi lungo la suppy chain e riduce l'utilizzo di carta. Una volta implementato, riduce notevolmente la quantità di lavoro amministrativo, abbassa i costi di gestione dei dati e migliora le relazioni con i partner commerciali. Quando si utilizzano i servizi di un provider EDI affidabile, un'azienda non deve preoccuparsi di impostare nuovi canali di comunicazione, acquisire clienti, creare mappature o implementare nuovi formati di standard EDI.


La conclusione? L’EDI serve e servirà ancora per moltissimo tempo.

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