Tutto ciò che devi sapere su come automatizzare la gestione dei documenti commerciali: cos’è lo scambio elettronico dei dati? Entra nel mondo dell’EDI e scopri come rafforzare la relazione con i tuoi partner commerciali per aumentare la tua efficienza e produttività.

Cos'è l'Electronic Data Interchange?

L’Electronic Data Interchange (EDI) è lo scambio di documenti tra partner commerciali realizzato secondo un formato elettronico condiviso. Digitalizzare l’invio dei documenti, che altrimenti sarebbero scambiati in formato cartaceo, garantisce alle aziende benefici concreti, come la riduzione dei costi operativi, una maggiore velocità di elaborazione, la riduzione degli errori umani e il miglioramento delle relazioni con i propri partner.

La differenza principale tra un sistema EDI e i più comuni sistemi di scambio dati consiste nel fatto che questa soluzione è adatta a molte tipologie diverse di aziende, ognuna delle quali opera con specifici partner, attivi a loro volta in molti settori diversi: un’azienda ha infatti la possibilità di scambiare elettronicamente inventari di magazzino, ordini, conferme ordine, documenti di trasporto (avvisi di spedizione), avvisi di ricezione, fatture e report di vendita utilizzando un linguaggio comune che consente l'interazione con diversi Sistemi Informativi come Master Data Management ed ERP, permettendo l’automatizzazione dei processi ed aumentando la qualità dell’informazione gestita.

Il glossario dell’EDI: tutti i termini che devi conoscere

1.Point-to-point

Un sistema EDI sostituisce le classiche comunicazioni effettuate via posta, fax o e-mail. Quest’ultima è comunque una soluzione elettronica, ma questo tipo di scambio dati via computer richiede un intervento umano: ciò rallenta l'elaborazione dei documenti e causa spesso errori nelle comunicazioni. Con l’EDI, i dati vengono trasmessi direttamente alla sistema del destinatario, grazie a un collegamento “Point-to-point”, e l'elaborazione può iniziare subito: la logica è la stessa di un processo manuale, ma senza carta e senza il coinvolgimento di persone.

2.Documenti commerciali

Sono tutti i documenti che vengono scambiati tra le aziende e i propri partner nel rapporto commerciale. In generale, i documenti più scambiati tramite EDI sono ordini, avvisi di spedizione e fatture. Ne esistono però molti altri, ad esempio quelli legati alla logistica come documenti di imballo, certificati di merce, di inventario, di indicazione dello stato della spedizione, avvisi e codici a barre.

3.Formato standard

I documenti EDI devono essere elaborati tra sistemi, perciò è necessario che rispettino un formato concordato tra le parti, in modo che i dispositivi siano in grado di leggerli e di analizzarne il contenuto. Normalmente, ogni azienda è in grado di gestire i documenti utilizzando un suo formato proprietario, e questo rallenta notevolmente il grado di digitalizzazione dei processi. Ecco perchè utilizzare un formato standard diventa essenziale per efficientare i processi di business.

Quali sono i principali standard utilizzati in EDI?

EDIFACT, ANSI, TRADACOMS, ODETTE ed XML sono esempi di standard riconosciuti a livello mondiale. A sua volta, ogni standard è costituito da molte versioni diverse. Quando due aziende partner decidono di scambiare documenti EDI, devono scegliere uno standard specifico e una versione di riferimento: solitamente, per tradurre i file nel formato giusto, si utilizza un traduttore EDI, che può essere un software interno o una soluzione fornita da un provider esterno.  

4.Canali di comunicazione 

I dati possono essere trasmessi tra due computer o sistemi collegati non solo tramite internet ma utilizzando specifici protocolli. Una possibilità è l’invio tramite VAN Provider (Value Added Network), quindi con l’intervento di terze parti che gestiscono la trasmissione/ricezione delle informazioni necessarie.

Alcuni dei canali di comunicazione più conosciuti sono AS2/AS3/AS4, SFTP (Secure File Transfer Protocol), OFTP, API, HTTPS, WebService e altri.

       

Come funziona un sistema EDI?

Quando si crea un documento EDI, ad esempio un ordine, è importante rispettare le regole di formattazione dello standard in uso, che definiscono dove e come è possibile trovare le informazioni necessarie all’interno di un documento. In questo modo, quando il traduttore o la piattaforma EDI in uso ricevono un ordine di acquisto EDI, il partner commerciale può subito riconoscere l’acquirente, il numero dell'ordine, la data di consegna, il prezzo di ogni articolo, le quantità ed altri dettagli. Tutti questi dati vengono inseriti nel sistema del destinatario già nel formato appropriato, senza alcun intervento manuale. Se il mittente invia il documento in un formato differente, il sistema EDI del destinatario segnala immediatamente l’errore.

Un processo di scambio dati tramite EDI avviene come segue. Un punto vendita invia un ordine di acquisto (ORDER) in formato digitale al fornitore, che riceve il messaggio sulla sua piattaforma; il fornitore verifica la correttezza dei dati inseriti in tutti i documenti collegati e genera un’etichetta logistica (SSCC o QR code). L’avviso di spedizione DESADV, con etichetta logistica integrata, viene inviato al magazzino, che la controlla per poi inviare la merce al punto vendita. Quando quest’ultimo riceve l’avviso di spedizione dal fornitore, con etichetta logistica SSCC, gli invia un avviso di ricezione (RECADV). Quando il fornitore riceve il RECADV invia la relativa fattura elettronica al negozio per completare il processo.

        

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Perchè scegliere di implementare un sistema EDI?

Molto spesso l’inefficienza delle comunicazioni tra partner commerciali non permette di ottimizzare i processi aziendali interni. Ecco allora che si riscontrano difficoltà come:

  • alti tassi di errore e aumento dei costi
  • processi rallentati
  • ritardi nelle decisioni strategiche
  • riduzione della produttività del team a causa degli interventi manuali
  • incomprensioni causate dalla scarsa qualità dei dati

Le ragioni per implementare un sistema EDI sono molteplici. La prima è senza dubbio la possibilità, per le aziende, di automatizzare lo scambio di dati tra applicazioni e di creare così una supply chain efficiente. Da qui deriva l’ulteriore vantaggio di poter individuare criticità nei dati e quindi intervenire in modo rapido. Non solo: dematerializzare il ciclo dell'ordine permette alle aziende di risparmiare quantità elevate di denaro e di incrementare la velocità, accuratezza ed efficienza di tutti i processi di business.

In conclusione, ecco i benefici dell’implementazione di un sistema EDI:

  • Costi ridotti
  • Processi più veloci
  • Dati più precisi e meno errori
  • Efficienza aziendale
  • Sicurezza delle transazioni
  • Eco-sostenibile: riduce la produzione di CO2


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