Perché (e come) passare da OCR a EDI - Sfide e vantaggi

Sebbene l’Electronic Data Interchange (EDI), che è lo scambio digitale interaziendale di documenti di business, sia diventato uno standard per la condivisione delle informazioni, le tecnologie come il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) rimangono alternative importanti. Com'è possibile che una tecnica inizialmente sviluppata alla fine degli anni '70, utilizzata per identificare visivamente i caratteri nel testo e tradurli in un codice informatico, può ancora (almeno in una certa misura) competere con una moderna soluzione di gestione dei dati che è molto più elaborata?

   

In generale, l'OCR sembra avere ciò che serve per svolgere bene il lavoro:

   

Per quanto ciò possa sembrare super efficiente, l'OCR ha diverse limitazioni. Ad esempio, non puoi essere sicuro al 100% che i dati estratti da un determinato documento siano corretti quando lo usi. Avrai sempre bisogno di verificare quell'informazione. Si tratta di un compromesso economico tra automatizzazione e documentazione mal gestita. Inoltre, rispetto all’EDI, l'OCR è più costoso (a lungo termine; iniziare con l’EDI richiede infatti un investimento relativamente maggiore). Per non parlare del fatto che la maggior parte dei sistemi OCR non supporta le lingue che funzionano "da destra a sinistra".

    

Diamo ora uno sguardo più da vicino all’EDI. Non solo è una soluzione perfetta per le grandi aziende (per scambiare documenti sia internamente che esternamente, tramite sistemi non interfacciati tra loro), ma supporta anche innumerevoli tipi di documenti. Nonostante alcune aziende affermino che l'onboarding rappresenta una sfida, convincere i tuoi partner e clienti a scegliere l'EDI di solito si traduce nella costruzione di relazioni commerciali più solide, quindi - alla fine – ne vale sicuramente la pena. Inoltre, l'onboarding può essere più semplice se il processo è ben strutturato. E ci sono fornitori di piattaforme EDI, come Comarch, che ne sono perfettamente consapevoli.

    

Oggi è difficile immaginare un'azienda di successo che operi senza un sistema EDI, dato che siamo tutti così interconnessi. Gestire un'azienda nel 2021 significa seguire il progresso tecnologico sempre più da vicino, e quindi trovare un modo per utilizzare le soluzioni più recenti, come le piattaforme di scambio di dati, a tuo vantaggio.

Ogni azienda interessata all’EDI dovrebbe concentrarsi prima sulla segmentazione della propria rete di fornitori / clienti, ovvero sull'analisi di tutti i processi interni di scambio di documenti. Se esegui la segmentazione correttamente, soddisferai le esigenze di tutti i partner e clienti. In questa fase, occorre anche decidere quale tipo di documenti (avvisi di pagamento, ordini, cataloghi prezzi, rapporti di inventario, rapporti di vendita, istruzioni di trasporto e così via) deve essere scambiato in maniera automatizzata.

      

Il primo gruppo dovrebbe comprendere i partner con i quali si scambiano grandi quantità di documenti commerciali ogni mese. Questi sono i candidati migliori per l'implementazione dell'EDI. Ovviamente, bisogna considerare che alcuni potrebbero non disporre di un'infrastruttura IT appropriata per introdurre l’EDI, quindi si discuterà con ciascuno di loro per scoprire quali sono le loro opzioni. Ebbene, questi sono alcuni dei vantaggi per uno scambio di documenti elettronici economico e senza interruzioni.

   

Il secondo gruppo dovrebbe essere costituito da partner commerciali più piccoli, con i quali lo scambio di documenti avviene solo occasionalmente. In questo caso, la soluzione migliore sarebbe utilizzare un'applicazione Web EDI. Perché? Semplice: così che i tuoi fornitori non debbano investire nella loro infrastruttura IT per inviare e ricevere messaggi EDI, completando le operazioni in modo efficiente. L'unico svantaggio di questo approccio è che qualcuno deve eseguire un lavoro manuale per colmare il gap tra i sistemi interni dei partner commerciali e l'applicazione web. Fortunatamente, le moderne soluzioni WebEDI forniscono molte funzionalità che possono rendere questa attività più semplice e lineare.

      

Le esigenze del gruppo finale possono essere invece soddisfatte con l'OCR. Considerando che dovrebbe essere un gruppo di partner che condividono con te solo un piccolo numero di fatture ogni mese, l'OCR sarà perfetto per questo. È meno probabile che questi partner investano in una soluzione EDI poiché di solito si scambiano documenti cartacei o PDF.

     

Tutto ciò significa che sia EDI che OCR possono aiutare a migliorare l'efficienza del business e a ridurre i costi operativi. Pertanto, la decisione più importante che devi prendere (se vuoi passare al digitale) è scegliere il sistema giusto; uno che soddisferà le esigenze e le aspettative della tua azienda (e dei tuoi partner commerciali). E ricorda, esistono molte soluzioni EDI e OCR diverse, quindi fai in modo che la tua scelta sia la più valida per la tua azienda.