Tutto ciò che devi sapere su come automatizzare la gestione dei dati anagrafici dei tuoi prodotti: entra nel mondo dell’MDM e scopri come rafforzare la relazione con i tuoi partner commerciali per aumentare la tua efficienza e produttività.

Cos’è il Master Data Management?

Molte aziende oggi, soprattutto quelle che operano a livello globale, utilizzano centinaia di applicazioni e sistemi separati (ad esempio ERP, CRM, EDI) in cui i dati scambiati tra i reparti o le divisioni dell'organizzazione possono facilmente diventare frammentati, duplicati e più comunemente obsoleti. Quando ciò accade, rispondere in modo accurato anche alle domande più elementari, ma fondamentali, su qualsiasi tipo di metrica delle prestazioni o KPI diventa difficile. La stessa cosa si verifica nella comunicazione con i clienti.

Ecco dove entra in gioco una soluzione di Master Data Management, che consente di organizzare, verificare, gestire e manutenere le informazioni di prodotto rilevanti per il business con facilità. In particolare, ciascun soggetto dispone di un accesso a un database condiviso, in cui si registrano aggiornamenti in tempo reale, che consente di monitorare tutte le modifiche applicate ai prodotti presenti nel catalogo.

MDM: terminologia specifica

1. Electronic Product Catalogue

Una sistema MDM sostituisce i classici modi di scambiare i dati e le informazioni di prodotto tra due partner, che solitamente utilizzano e-mail, file excel, o inserimento manuale sui sistemi proprietari, che richiedono più tempo e possono rallentare i processi e comportare errori. In questo contesto, un catalogo contiene tutte le informazioni sui prodotti, in modo strutturato e in base a specifiche esigenze. Permette inoltre di gestire i prodotti più velocemente, grazie a dati di alta qualità e processi semplificati.

Attraverso l’Electronic Product Catalogue, puoi monitorare:

le gerarchie, la struttura, le regole, le approvazioni e le versioni di un prodotto ma anche gli attributi e le descrizioni assicurandone, per esempio, l’adesione ad uno standard.

2. Data Model e Data Exchange

I produttori devono creare e aggiornare costantemente i contenuti dei propri prodotti, e condividerne i dati principali con i loro distributori, rivenditori e operatori. Allo stesso modo, i distributori hanno bisogno delle specifiche di prodotto per i propri canali interni ed esterni. Un modello di dati si riferisce alle interrelazioni logiche e al flusso di dati tra i diversi elementi coinvolti nel sistema. Per scambiare le informazioni in formato elettronico esistono diverse modalità, come EDI, sistemi proprietari e portali web e network standard (GDSN, Global Data Synchronization Network).

Una delle modalità standard utilizzate per lo scambio anagrafico sono i Data Pool. Si tratta di un archivio centralizzato attraverso cui i partner commerciali (ad esempio, rivenditori, distributori o fornitori) possono ottenere, mantenere e scambiare informazioni sui prodotti in un formato standard. I Data Pool sono utilizzati nell’ambito GDSN e sono una rete interoperabile a livello globale che veicola i dati di prodotto. Sono già molti i settori che hanno adottato questo linguaggio e modalità comune per l’allineamento anagrafico.

Fig. 2: esempio di schema GDSN.

3. Data Quality and Validation

La qualità dei dati può essere definita come la capacità di un determinato set di dati di soddisfare le richieste dei partner. In altre parole, se i dati sono di qualità, allora sono in grado di fornire le informazioni di cui gli interlocutori hanno bisogno. La qualità comprende diverse sotto-categorie, tra cui: accuratezza, validità, affidabilità, completezza, granularità, coerenza e disponibilità.

4. Digital Asset Management

Andando oltre la definizione di prodotto, non troviamo solo le caratteristiche fisiche, ma anche tutte le informazioni di supporto allo stesso, utili sia ai clienti interni sia a quelli esterni. Digital Asset Management si referisce della gestione della documentazione aggiuntiva del prodotto, in diversi formati, come: fotografie, video, certificazioni, dati tecnici, schede prodotto dettagliate, ed altri.

5. Data Synchronisation

La sincronizzazione è il processo in cui si stabilisce la coerenza dei dati da un endpoint a un altro, e che permette di armonizzarli costantemente nel tempo. L’MDM può essere l'elemento chiave per la sincronizzazione dei dati globali o locali tra vari produttori e distributori, o all’interno della stessa realtà aziendale. La sincronizzazione è utile anche per il monitoraggio del ciclo di vita del prodotto e la gestione dei suoi aggiornamenti in tempo reale.

6. Workflow and Task Management

Un Workflow è necessario per la registrazione e il monitoraggio delle modifiche, su vari livelli, di un prodotto e potrebbe riguardare diverse aree dell’azienda. I Workflow in una soluzione MDM generano compiti, coordinati tra loro, che vengono presentati agli utenti aziendali di diverse aree. Le informazioni sono trasmesse in modo semplice da una persona ad un'altra secondo delle regole predefinite.

Come funziona un Sistema MDM?

La gestione efficiente dei dati anagrafici in un repository centrale offre un'unica visione autorevole delle informazioni ed elimina costose inefficienze causate da ridondanza nei dati. Di seguito alcuni schemi esplicativi:

I dati, generalmente forniti da un produttore, possono essere trasmessi tramite un'interfaccia web, un’integrazione tra i sistemi oppure gestiti con uno strumento più evoluto come un MDM. La soluzione MDM ha il vantaggio di verificare i dati, prima della condivisione, in base ai requisiti richiesti dal mercato. Il sistema permette ai fornitori, o produttori, di vedere in modo semplice quali attributi sono obbligatori e di effettuare verifiche automatiche sulla loro correttezza. Se tutti i dati risultano  corretti, l'utente può condividere/pubblicare le proprie schede prodotto. Successivamente, i dati vengono inviati ai sistemi interni o esterni in un formato concordato (anche strutturato). Il sistema esterno può essere identificato come:

  • un grossista;
  • un rivenditore;
  • un produttore;
  • un fornitore di prodotti o  di servizi.

Perchè scegliere di implementare un sistema MDM?

I benefici di un sistema di Master Data Management sono molti: basti pensare che con l'inserimento manuale dei dati si rischiano errori, maggiori costi e disallineamenti sul catalogo prodotti. Ecco quindi tutti gli aspetti che un’azienda può migliorare scegliendo questo tipo di soluzione:

  • Migliore previsione di produzione e vendita;
  • Verifica in real-time di dati di un prodotto;
  • Migliore efficienza delle operazioni;
  • Riduzione dei costi operativi legati alla gestione del master data;
  • Trasparenza del processo di acquisto da parte dell'acquirente;
  • Riduzione del rischio di ordinare il prodotto sbagliato;
  • Aumento della soddisfazione del cliente;
  • Crescita nella promozione dei prodotti sul mercato;
  • Migliore risposta alle esigenze di mercato;
  • Migliore controllo delle informazioni logistiche.

    

Vuoi adottare un sistema innovativo di gestione dei dati nella tua azienda? Raccontaci le tue necessità: troveremo la soluzione più adatta per te!

       

Contatta i nostri esperti

Iscriviti alla nostra newsletter

Mettici alla prova!

Raccontaci le tue esigenze: troveremo la soluzione giusta per te.