Gli elementi basilari per un progetto di migrazione EDI di successo

L'Electronic Data Interchange (EDI) è un processo importante per le aziende che intendono massimizzare l'efficienza della supply chain, a prescindere dal settore in cui operano. 

Spesso, le aziende che utilizzano da alcuni anni la stessa soluzione EDI decidono di  valutare la migrazione verso altri sistemi che offrono più valore e maggiore efficienza operativa. Questo articolo presenta gli aspetti fondamentali da tenere in considerazione se si decide di modernizzare le soluzioni EDI.

La fase di pianificazione: quando chiedere aiuto ad un esperto

Il successo di un progetto di migrazione EDI dipende molto da come viene gestita la fase di pianificazione. L’azienda deve aver chiari i processi attuali, ma è comunque consigliabile fare riferimento ad un consulente esterno, che sia a conoscenza anche delle più recenti best practice.

Il processo di migrazione EDI è particolarmente complesso per le aziende che dispongono di Stock Keeping Unit (SKU) di grandi dimensioni e reti di distribuzione estese - ad esempio, quelle che collaborano con diverse catene di vendita al dettaglio e vendono tramite canali diversi. Questo infatti comporta dover gestire molte connessioni e processi EDI, soddisfare requisiti diversi da parte dei partner commerciali e - per le aziende che operano a livello internazionale - rispettare standard diversi, come EDIFACT in Europa e ANSI X12 in USA. 

Le aziende del settore FMCG e beni di consumo, o i produttori su larga scala, sono spesso impattate da queste complessità. Operare efficacemente senza EDI è impensabile, vista la mole di dati relativi ai prodotti che viene scambiata ogni giorno. 

Focalizzando l’attenzione sulla struttura organizzativa, le aree più impattate dall'EDI sono quella responsabile per la catena di approvvigionamento, e il dipartimento di procurement. Secondo una ricerca di Capgemini della fine del 2022, la maggioranza delle aziende ( 54%) ha notato un forte cambiamento nei processi e l’esigenza di automatizzare la catena di approvvigionamento. Questa consapevolezza ha spinto le aziende a pianificare un aumento degli investimenti del 10% rispetto ai livelli attuali.

Le aziende sono quindi pronte a rivedere i processi connessi allo spostamento delle merci e che coinvolgono persone, tecnologie, informazioni e logistica.

Tutto gira intorno alla qualità, la chiarezza e la velocità di scambio dei dati condivisi con filiali, distributori, punti vendita e rivenditori.

La spedizione sbagliata di un lotto può comportare l'esaurimento delle scorte, costi di trasporto elevati, una cattiva gestione dell'inventario, e mancato fatturato. La qualità dei servizi EDI influenza anche l’amministrazione, che richiede dati accurati per una corretta fatturazione, e il dipartimento IT che, data l'importanza della digitalizzazione nel mondo delle aziende manifatturiere, ha spesso un reparto separato dedicato alla trasformazione digitale.

Lo status quo: architettura e rete EDI

Oltre a definire un team interno che gestirà il progetto di migrazione EDI, e’  importante durante la fase iniziale identificare la situazione attuale, i possibili vincoli e le possibili esigenze future che devono essere soddisfatte dall’architettura della nuova soluzione EDI. Sarà necessario creare un archivio con accesso dedicato al personale coinvolto nel progetto.

Una volta identificate le esigenze, il passaggio successivo sarà l'impostazione della struttura e degli step di progetto. E’ necessario definire se migrare subito tutti i partner contemporaneamente, o se partire con una fase pilota coinvolgendo le aziende con le quali si ha un rapporto migliore, o che attualmente utilizzano comunicazioni EDI limitate. per testare la nuova soluzione minimizzando l'impatto.

Successivamente, è necessario concentrarsi sulla preparazione della documentazione specifica EDI e sulle tabelle di mappatura. In questa fase è fondamentale raccogliere tutte le informazioni sui protocolli di comunicazione attualmente in uso - ad esempio il tipo e il formato dei messaggi, e le linee guida del partner. Il momento della definizione dell’architettura EDI è una grande opportunità per ottimizzare ulteriormente i processi. Se si dispone di una rete EDI molto estesa o si utilizza lo stesso provider da diversi anni, ci saranno sicuramente aree con mappe obsolete o processi manuali che potrebbero essere automatizzati. In questa fase, l'auditing dei provider EDI e la definizione dei metadati dei documenti è fondamentale.

Analizzare le opzioni EDI sul mercato

Lo step successivo è la scelta della nuova soluzione EDI. Prima di cambiare fornitore, è necessario valutarne l’esperienza nel settore, e nell’area geografica in cui opera l’azienda. La soluzione proposta dovrebbe avere funzionalità legate all’ottimizzazione delle operazioni logistiche. Grazie all'introduzione di una nuova soluzione EDI con queste caratteristiche, la catena di approvvigionamento potrà scambiare dati sugli ordini migliorando la cooperazione con i partner commerciali.

Un sondaggio svolto sui nostri clienti, ha rilevato un miglioramento del 70% delle relazioni con i business partner ottenuto grazie all'automatizzazione dei processi attraverso l’EDI. Secondo una ricerca del Politecnico di Milano “Osservatorio Digital B2b” del 2022, il numero di ordini trasmessi in Italia via EDI è aumentato del 18% e i DDT del 7%.

Le soluzioni EDI che combinano tecnologia e business intelligence sono in grado di presentare dashboard con informazioni fondamentali, quali il tempo medio di consegna per partner o il numero medio di ordini errati. Questi dati supportano l'ottimizzazione dell'intera catena di approvvigionamento.

Vanno tenute presenti anche le specificità legate ai diversi mercati che regolano la tipologia di messaggi scambiati. Un esempio potrebbe essere REMADV in formato EDIFACT per l’Europa, e l’EDI 820 Payment Order & Remittance Advice per il mercato statunitense, grazie ai quali l'acquirente notifica al venditore il pagamento di una fattura. Queste comunicazioni sono spesso accompagnate dal trasferimento elettronico di fondi che puo’ essere incorporato in una transazione bancaria ACH. Tali comunicazioni non sono comunemente utilizzate in Europa e per operare in mercati esteri è necessario affidarsi ad un fornitore che sia a conoscenza di queste differenze per eseguire un'integrazione EDI di successo.

La migrazione verso una nuova piattaforma EDI è un'impresa complessa che richiede l'impegno di diversi team interni che non sempre cooperano strettamente o comunicano tra loro. Per un progetto di migrazione di successo, è necessaria un'analisi dettagliata della situazione attuale, e un piano di migrazione EDI ben definito. Il supporto di un partner affidabile con un solido portafoglio di progetti di migrazione al suo attivo è fondamentale per mantenere la continuità aziendale, migliorare i rapporti con i partner e ottimizzare i processi aziendali.

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