Strategie nei Mandati di Fatturazione Elettronica: Casi Studio dall’Europa e Oltre

Indice degli argomenti

• Dagli Obiettivi Globali all’Esecuzione Locale
• Belgio: Mandato Fase con PEPPOL come Infrastruttura Principale
• Francia: Da Modello Ibrido a Modello a Cinque Angoli
• Polonia: Sistema di Clearance Centralizzato, Complesso nella Pratica
• Stati Baltici: Riforma Guidata dal Formato con Incertezza sulla Trasmissione
• Emirati Arabi Uniti: Pioniere del Modello PEPPOL a Cinque Angoli
• Malesia: Implementazione Puntuale con Focus sulla Reportistica
• Singapore: rollout controllato con InvoiceNow
• La fatturazione elettronica in pratica: cosa rivelano i rollout
• Strategie locali, risvolto globale

La spinta globale verso la fatturazione elettronica è unificata negli obiettivi, ma i percorsi per raggiungerli variano notevolmente da paese a paese. Sebbene quadri normativi come il ViDA dell’UE indichino una destinazione condivisa, l’implementazione avviene principalmente a livello nazionale, dove strutture legali, prontezza tecnica e priorità politiche modellano la forma dei mandati. In un recente webinar organizzato da Comarch e PwC, abbiamo aprofondito come i paesi traducono l’ambizione normativa in mandati pratici. Questo articolo approfondisce tali casi studio, rivelando cosa funziona, cosa no e perché l’esecuzione è più importante che mai.

Dagli Obiettivi Globali all’Esecuzione Locale

La fatturazione elettronica è una tendenza globale, ma nessuna implementazione nazionale è identica. Dai modelli di clearance alle reti PEPPOL, ogni paese percorre la propria strada, influenzata da vincoli locali e scelte strategiche.

I seguenti casi studio analizzano questi approcci, offrendo informazioni uniche in termini di strategia, struttura ed esecuzione. 

Belgio: Mandato Fase con PEPPOL come Infrastruttura Principale

Il Belgio sta adottando un approccio strutturato verso la fatturazione elettronica B2B obbligatoria, utilizzando PEPPOL come infrastruttura predefinita. 

Il mandato nazionale inizia a gennaio 2026, applicandosi a quasi tutte le imprese belghe stabilite e registrate ai fini IVA, indipendentemente dalle dimensioni. La maggior parte delle transazioni domestiche tra entità belghe rientra nell’ambito, con eccezioni limitate come i servizi medici e assicurativi ai sensi dell’Articolo 44 del Codice IVA belga.

Approccio

Le fatture devono essere scambiate in formato strutturato utilizzando il modello a quattro angoli di PEPPOL, allineato allo standard europeo (EN 16931). È consentita un’opzione di rinuncia solo se entrambe le parti concordano e il formato rimane conforme.

Una seconda fase, prevista entro il 2028, introdurrà la reportistica in tempo reale, passando a un modello a cinque angoli, dove i punti di accesso estraggono e riportano i dati delle fatture direttamente alle autorità fiscali, rafforzando il controllo IVA senza interrompere il flusso B2B. Questa fase è già in fase di test pilota, con l’implementazione del modello PEPPOL CTC prevista per la fine del 2025.

Sfida

Il rischio maggiore è un’adozione disomogenea. Mentre i fornitori potrebbero essere pronti per PEPPOL, acquirenti non preparati possono costringere a processi doppi: fatturazione elettronica strutturata per alcuni clienti e PDF di fallback per altri. Le autorità consigliano alle aziende di documentare chiaramente tali eccezioni per rimanere conformi durante il periodo di transizione.

Francia: Da Modello Ibrido a Modello a Cinque Angoli

La Francia sta implementando una delle riforme di fatturazione elettronica più complesse in Europa, applicando un mandato nazionale B2B insieme a un requisito di e-reporting per le transazioni B2C e transfrontaliere. Da settembre 2026, l’emissione di fatture elettroniche diventerà obbligatoria per le grandi e medie imprese, con le piccole e micro imprese che seguiranno nel 2027. Una proposta di legge potrebbe posticipare entrambe le scadenze di un anno, ma un ritardo significativo rimane incerto.

Approccio

La Francia sta passando da un modello ibrido “Y” a un’architettura a cinque angoli, richiedendo che tutte le fatture passino attraverso fornitori di servizi certificati (PDP). La piattaforma nazionale (PPF) fungerà esclusivamente da directory e hub di e-reporting, non gestendo più direttamente lo scambio di fatture. Oltre alla fatturazione elettronica strutturata, la riforma impone la reportistica in tempo reale dei dati delle transazioni B2C e internazionali, inclusi messaggi di stato e tracciamento dei pagamenti.

Sfida

L’ampio ambito e i doppi obblighi creano un notevole onere di conformità. Integrare fatturazione elettronica e e-reporting attraverso diversi tipi di transazioni è impegnativo, soprattutto per le piccole imprese che devono affrontare sia configurazioni tecniche che coordinamento con i PDP.

Polonia: Sistema di Clearance Centralizzato, Complesso nella Pratica

Analogamente alla Francia, la riforma della fatturazione elettronica in Polonia è considerata estremamente complessa in termini di implementazione. Ma mentre la Francia si affida a un modello decentralizzato a cinque angoli con piattaforme certificate, la Polonia sta perseguendo un sistema di clearance centralizzato (KSeF), gestito direttamente dal governo. Il mandato B2B è previsto per febbraio 2026, coprendo la maggior parte delle transazioni domestiche. Sebbene concettualmente simile al SDI italiano, le sue specifiche tecniche e legali sono molto più complesse.

Approccio

Le fatture devono passare attraverso la piattaforma KSeF gestita dal governo. La Polonia utilizza un proprio formato strutturato, non correlato allo standard EN 16931. Non è ancora chiaro se il rollout procederà in fasi o tramite un “big bang” per tutte le aziende. Una modalità offline temporanea potrebbe essere consentita fino al 2026, permettendo la reportistica delle fatture senza trasmissione API in tempo reale.

Sfida

L’ostacolo principale risiede nell’implementazione tecnica. L’API di KSeF e il quadro legale in evoluzione sono altamente complessi, e sono previste ulteriori modifiche dopo la consultazione pubblica. Le aziende affrontano elevate esigenze di integrazione, aggravate da incertezze sulle specifiche finali e potenziali modifiche legislative previste per metà 2025.

Stati Baltici: Riforma Guidata dal Formato con Incertezza sulla Trasmissione

I paesi baltici stanno adottando un approccio graduale e guidato dal formato alla fatturazione elettronica, concentrandosi sull’allineamento con lo standard europeo EN 16931 piuttosto che sulla definizione di un’infrastruttura di trasmissione centralizzata. I mandati sono in arrivo, ma i dettagli sono ancora in fase di sviluppo, e ogni paese procede al proprio ritmo.

Approccio

In Estonia, un mandato nazionale è previsto per il 2027, ma a partire dalla metà del 2024, i destinatari di fatture registrati hanno il diritto di richiedere fatture elettroniche strutturate. Questa fase di opt-in è progettata per facilitare l’adozione, sebbene non si preveda un ampio coinvolgimento fino a quando non si avvicina il mandato completo.

La Lettonia mira al 2026 per il suo mandato B2B, insieme a un obbligo di e-reporting, ma le specifiche tecniche non sono ancora state pubblicate, lasciando fornitori e contribuenti in attesa. In entrambi i paesi, i canali di trasmissione rimangono indefiniti. Le aziende possono fare affidamento su registri nazionali per comunicare le preferenze di consegna, ma non esiste una piattaforma obbligatoria o uno standard di instradamento.

Sfida

Il rischio principale è l’incertezza sulla trasmissione. Senza un canale di consegna imposto, le aziende possono affrontare frammentazione e problemi di coordinamento, specialmente se i dati del registro sono incompleti o utilizzati in modo incoerente. Sebbene i modelli aperti offrano flessibilità, possono ritardare l’adozione e complicare l’integrazione, in particolare per le piccole imprese prive di una solida capacità IT.

Emirati Arabi Uniti: Pioniere del Modello PEPPOL a Cinque Angoli

Gli Emirati Arabi Uniti stanno rapidamente avanzando verso un sistema obbligatorio di fatturazione elettronica B2B, diventando il primo paese a implementare un modello PEPPOL a cinque angoli. Sebbene la legislazione sia ancora in sospeso, è prevista a breve, senza ritardi anticipati. Il mandato fa parte di un più ampio sforzo di riforma digitale e potrebbe eventualmente estendersi anche alle transazioni B2C.

Approccio

Il modello degli Emirati Arabi Uniti rispecchia la visione a lungo termine del Belgio ma procede con una tempistica più rapida. In questa architettura a cinque angoli, i fornitori di punti di accesso PEPPOL gestiranno non solo lo scambio di fatture tra le imprese ma anche la reportistica dei dati delle fatture alle autorità fiscali. Per garantire fiducia in questo ruolo, gli Emirati Arabi Uniti stanno applicando un rigoroso processo di accreditamento. Solo i fornitori che soddisfano criteri specifici, come la presenza minima sul mercato e le certificazioni ISO, saranno idonei. A differenza del Belgio, gli Emirati Arabi Uniti imporranno il proprio formato locale PINT, che tutte le fatture devono seguire.

Sfida

La principale sfida risiede nella severità del processo di accreditamento. I fornitori già attivi in altri paesi potrebbero non qualificarsi automaticamente, limitando la compatibilità transfrontaliera e riducendo potenzialmente il numero di punti di accesso disponibili. Combinato con la tempistica accelerata del paese, ciò esercita pressione sia sulle aziende che sui fornitori di soluzioni per muoversi rapidamente.

Malesia: Implementazione Puntuale con Focus sulla Reportistica

La Malesia ha lanciato con successo il suo sistema obbligatorio di fatturazione elettronica nell’agosto 2024, dopo un breve ritardo di due mesi. Nonostante le iniziali preoccupazioni per la mancanza di documentazione tecnica, il sistema è entrato in funzione ed è considerato un raro caso di implementazione puntuale nella regione. Il rollout è iniziato con i grandi contribuenti e le fasi successive seguiranno una struttura simile.

Approccio

Il modello della Malesia è incentrato prima sulla reportistica: le aziende inviano i dati delle fatture strutturate a una piattaforma governativa, ma non utilizzano questa piattaforma per la trasmissione effettiva delle fatture. Durante il rollout iniziale, ai grandi contribuenti è stato permesso di emettere fatture consolidate per facilitare la transizione: un approccio che si prevede venga mantenuto anche nelle fasi successive. Sebbene PEPPOL sia stato menzionato nella documentazione ed esista un processo di accreditamento, l’adozione è rimasta limitata, probabilmente a causa delle differenze di formato tra PEPPOL e la struttura di reporting richiesta dalla Malesia.

Sfida

La sfida principale è stata la discrepanza tra le aspettative di trasmissione e la realtà della reportistica. Anche se si pensava che PEPPOL supportasse lo scambio di fatture, la maggior parte delle aziende ha continuato a usare i canali tradizionali di consegna, concentrandosi solo sulla conformità ai requisiti di reporting. L’uso iniziale della piattaforma per la ricezione delle fatture è stato rapidamente limitato dalle autorità, che ne hanno chiarito il ruolo esclusivo di reportistica, avvertendo contro un uso improprio.

Singapore: rollout controllato con InvoiceNow

Singapore sta introducendo InvoiceNow, un sistema di fatturazione elettronica basato su PEPPOL sviluppato dall’Inland Revenue Authority (IRAS) e dalla InfoComm Media Development Authority (IMDA). Il rollout è intenzionalmente graduale, iniziando con l’adesione volontaria per stimolare l’adozione in vista di un futuro obbligo. Non è ancora stata fissata una scadenza per l’inclusione di tutte le imprese registrate ai fini GST.

Approccio

InvoiceNow utilizza la rete PEPPOL per consentire lo scambio strutturato delle fatture e la trasmissione in tempo reale dei dati all’IRAS. Il rollout segue un modello per fasi:

• Maggio 2025: adesione volontaria da parte degli early adopters
• Novembre 2025: adesione dei nuovi soggetti che richiedono la registrazione GST
• Aprile 2026: inclusione di tutte le altre imprese volontariamente registrate GST

Rientrano nel perimetro le forniture standard, a zero aliquota e gli acquisti per cui è richiesto il credito d’imposta, mentre le operazioni con reverse charge e le cessioni presunte sono escluse.

Sfida

Anche se il rollout è ben strutturato, le aziende devono condurre un’analisi dettagliata del perimetro delle transazioni e garantire l’accuratezza dei dati prima dell’integrazione. Poiché i provider di access point riportano direttamente all’IRAS, eventuali problemi nei dati possono influire sulla compliance. Inoltre, l’assenza di una scadenza fissa per il completamento del rollout lascia la pianificazione a lungo termine ancora incerta.

La fatturazione elettronica in pratica: cosa rivelano i rollout

Anche se nessun mandato è uguale all’altro, stanno emergendo alcuni schemi utili per comprendere l’evoluzione concreta della fatturazione elettronica e gli aspetti cruciali della sua implementazione:

• I formati strutturati sono imprescindibili: che si tratti di PEPPOL o standard nazionali, i dati leggibili da macchina sono alla base di ogni sistema.
• Gli access point diventano attori della compliance: in paesi come Belgio, Francia ed Emirati Arabi Uniti, non sono più solo canali di trasmissione, ma assumono responsabilità su reportistica, sicurezza e integrità del sistema.
• La chiarezza del perimetro è spesso trascurata: capire esattamente quali transazioni sono soggette all’obbligo è fondamentale, ma spesso sottovalutato nelle prime fasi.
• Le scadenze possono slittare, la preparazione interna no: anche se i governi rivedono i tempi, il successo dell’implementazione dipende dalla qualità dei dati e dalla prontezza tecnica.
• La compliance spinge la modernizzazione: per molte aziende, l’e-invoicing rappresenta anche un’opportunità per semplificare e ottimizzare i processi interni.

Strategie locali, risvolto globale

Come dimostrano questi casi studio, non esiste un approccio universale ai mandati di e-invoicing. Ogni paese adatta la propria strategia al contesto legale, tecnico e politico locale, con velocità e metodologie diverse.

Tuttavia, la direzione è comune: dati strutturati, reporting in tempo reale e compliance verificata dalle autorità. I modelli possono variare, ma gli obiettivi sono condivisi. Alla fine, il successo dipende non solo dalla visione normativa, ma dalla sua esecuzione. I prossimi anni saranno la vera prova di quali strategie sapranno durare nel tempo.

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