La Germania aggiorna le regole GoBD per riflettere l'obbligo di fatturazione elettronica

Il 14 luglio 2025, il Ministero Federale delle Finanze (BMF) ha pubblicato il secondo emendamento ai "Principi per la corretta gestione e conservazione di libri, registri e documenti in forma elettronica e per l'accesso ai dati" (GoBD). L'emendamento, in vigore con effetto immediato, allinea le GoBD al regime obbligatorio di fatturazione elettronica B2B in Germania, entrato in vigore il 1° gennaio 2025.

Principali modifiche alle GoBD

Requisiti di conservazione e archiviazione

Per le fatture elettroniche emesse ai sensi della Sezione 14(1) UStG, è sufficiente archiviare il componente di dati strutturati (ad esempio, il file XML), a condizione che tutti i requisiti GoBD siano soddisfatti.
Una copia leggibile dall'uomo (come un PDF) deve essere conservata solo se contiene informazioni aggiuntive fiscalmente rilevanti non incluse nei dati strutturati.
I documenti elettronici in entrata devono essere conservati nel formato in cui sono stati ricevuti (ad esempio, fatture come XML, estratti conto bancari come file PDF o di immagine).
Per i set di dati strutturati, è richiesta la conformità del contenuto, ma non la conformità visiva.
Le conversioni di formato sono consentite, ma i dati strutturati originali devono essere conservati. Se vengono estratte informazioni aggiuntive (ad esempio, tramite OCR), anche i dati corretti devono essere conservati.

Fatture ibride

Per i formati ibridi come ZUGFeRD, il componente PDF deve essere archiviato solo se contiene dettagli fiscalmente rilevanti diversi o aggiuntivi, come note contabili o firme elettroniche.

Prove di elaborazione dei pagamenti

Le prove tecniche create dai processori di pagamento (ad esempio, i log) non devono essere conservate a meno che non siano utilizzate come documenti contabili, siano l'unico registro di liquidazione con il processore o siano l'unico mezzo per distinguere le transazioni in contanti da quelle non in contanti.

Corrispondenza commerciale

Le lettere commerciali elettroniche e i documenti contabili devono essere archiviati nel formato in cui sono stati ricevuti.

Audit e accesso ai dati

Le autorità fiscali possono richiedere una valutazione leggibile da una macchina dei dati conservati o farla eseguire da una terza parte autorizzata. I contribuenti devono fornire i dati in un formato di esportazione elaborabile o concedere l'accesso in sola lettura.

Modifiche relative all'IVA

Oltre all'aggiornamento delle GoBD, la Germania ha anche aggiornato i suoi requisiti di fatturazione e archiviazione IVA per rendere obbligatoria la fatturazione elettronica B2B dal 1° gennaio 2025, in formati XML strutturati come registro legale. Ha inoltre ridotto il periodo di conservazione legale delle fatture da 10 a 8 anni. Ha anche introdotto nuove regole per le note di credito (in vigore dal 6 dicembre 2024), secondo le quali una nota di credito con IVA emessa da un non imprenditore può innescare una responsabilità fiscale non autorizzata se non viene tempestivamente contestata dal destinatario.

C'è di più che dovresti sapere sulla fatturazione elettronica in Germania: scopri di più sulle nuove e prossime normative.

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