Fatturazione elettronica in Spagna: cosa prevede la nuova normativa 2025-2027

Tre fasi normative: dal B2G al Verifactu fino al B2B obbligatorio

La Spagna si sta muovendo verso un sistema completo di fatturazione elettronica, articolato in tre fasi principali:

• Obbligo di e-invoicing nel B2G (dal 2015): tutte le fatture verso la Pubblica Amministrazione devono essere inviate tramite il formato Facturae.
• Verifactu (dal 1° gennaio 2026): sistema obbligatorio per la registrazione elettronica e trasmissione dei registri di fattura all’Agenzia delle Entrate spagnola (AEAT).
• Fatturazione elettronica B2B obbligatoria: prevista a partire dal 2027 per grandi imprese (fatturato oltre 8 milioni di Euro), estesa a tutte le aziende dal 2028.

Il sistema Verifactu è il tassello più imminente e richiederà alle aziende di adeguarsi già entro fine 2025.

Verifactu 2026: il nuovo sistema per l’invio dei registri di fattura

Verifactu è un sistema centralizzato per la gestione e trasmissione dei dati di fattura. Il suo funzionamento si basa su:

• creazione automatica di un registro di fattura elettronico,
• invio in tempo reale all’AEAT tramite webservice,
• obbligo di utilizzo di software certificati in grado di generare codici hash e firme elettroniche.

Tutti i soggetti passivi IVA saranno obbligati ad adottarlo, in particolare:

• aziende con operazioni B2C e B2B,
• professionisti,
• microimprese e freelance.

Il sistema permetterà all’amministrazione di controllare in modo dettagliato le operazioni soggette a IVA e previene la modifica post-emissione dei documenti.

Come funziona Verifactu: flusso operativo e requisiti tecnici

Il processo previsto dal sistema Verifactu si articola in 4 fasi principali:

• Generazione della fattura tramite un software di contabilità o gestionale certificato.
• Creazione di un hash (codice identificativo univoco) per ogni documento, che ne garantisce immutabilità e tracciabilità.
• Firma elettronica del registro di fattura, obbligatoria per validare il file prima dell’invio.
• Trasmissione in tempo reale all’Agenzia delle Entrate spagnola (AEAT) tramite webservice dedicato.

Ogni fattura deve essere trasmessa prima o contestualmente alla sua emissione al cliente, in conformità all’articolo 29.2.j del Real Decreto 1007/2023.

Riferimento normativo ufficiale:

Real Decreto 1007/2023, BOE núm. 313, 31 de diciembre de 2023, por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas informáticos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de los formatos.
Consulta il testo completo sul BOE

Secondo quanto riportato dall’Agenzia delle Entrate spagnola (AEAT), il sistema Veri*factu è stato introdotto per garantire la tracciabilità, l’integrità e l’inalterabilità dei registri di fatturazione, contribuendo a rafforzare il controllo fiscale e la digitalizzazione dei processi.

Obblighi e scadenze: chi deve adeguarsi e quando

Fatturazione elettronica B2B per le grandi aziende (fatturato superiore a 8 milioni di euro):

2027 - In attesa dell’esatta data in Gazzetta Ufficiale

Tutte le altre imprese (fatturato inferiore a 8 milioni di euro):

2028 - In attesa dell’esatta data in Gazzetta Ufficiale

Obbligo Verifactu:

1° gennaio 2026 - Indipendentemente dal volume d’affari, tutte le aziende dovranno trasmettere i registri di fattura tramite Verifactu a partire dal 1° gennaio 2026.

Come funzionerà il sistema spagnolo:

SII, firma elettronica, tracciato

La Spagna continuerà a utilizzare e rafforzare il Suministro Inmediato de Información (SII), il sistema già attivo per la trasmissione dei libri contabili IVA.

Le nuove regole prevedono:

• emissione in formato strutturato (UBL, CII, o Facturae evoluto),
• invio in tempo reale all'AEAT (via SII o Verifactu),
• firma elettronica obbligatoria (per autenticità e integrità),
• software certificati per la generazione delle fatture.

Chi è escluso dall’obbligo di fatturazione elettronica in Spagna?

Attualmente, non sono previste esenzioni generalizzate. Tuttavia, sono escluse:

• le persone fisiche non soggette a IVA,
• gli operatori economici senza stabile organizzazione in Spagna e che non effettuano operazioni imponibili ai fini IVA nel territorio,
• entità non residenti che non emettono fatture verso soggetti IVA in Spagna.

Tutti gli altri soggetti passivi IVA saranno obbligati a rispettare le regole di Verifactu e fatturazione B2B elettronica nei tempi stabiliti.

Quali sono le sanzioni previste in caso di mancata conformità?

Il mancato rispetto delle scadenze e delle regole comporta:

• sanzioni fino a 10.000 € per invio tardivo o irregolare,
• blocco della deducibilità IVA su documenti non conformi,
• ritardi nei pagamenti, con conseguente impatto su cash flow e affidabilità aziendale,
• possibile blocco delle operazioni con la PA o soggetti obbligati.

Come prepararsi alla fatturazione elettronica in Spagna: 5 step chiave

• Analizza i flussi di fatturazione (Paese, tipo cliente, formato attuale).
• Verifica se rientri tra i soggetti coinvolti da luglio 2025 o gennaio 2026.
• Integra il tuo ERP o gestionale con i canali previsti (SII, Verifactu).
• Scegli un partner tecnologico certificato, in grado di gestire firma, trasmissione e conservazione.
• Monitora costantemente le evoluzioni normative, perché il calendario è in aggiornamento.

Confronto con altri Paesi europei: a che punto siamo?

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