C'è una cosa che ogni azienda di logistica in tutto il mondo vuole fare: scalare il più rapidamente possibile. Un software EDI lo rende possibile, fornendo il controllo sui dati necessari per gestire l'intera Supply Chain. È così che l’EDI supporta le aziende da decenni. Ora la sua versione Mobile è sotto i riflettori: vediamo di cosa si tratta.
    
L'EDI (Electronic Data Interchange) esiste all'interno dei processi aziendali dagli anni '60, quando l'industria dei trasporti, guidata da Ed Guilbert, sviluppò un formato di messaggistica elettronica per inviare informazioni di spedizione e merci. Ma solo nel 1973 è stato implementato il primo canale di comunicazione FTP. Dopodiché, ci sono voluti alcuni anni affinché le aziende si adattassero e accettassero le specifiche EDI nazionali. Sempre più settori, come il Retail, hanno iniziato a utilizzare i messaggi elettronici per migliorare i flussi di dati tra i partner, il che li ha resi una forza importante per guidare l'implementazione degli standard a livello locale e globale. È chiaro che il software EDI si è evoluto a causa delle esigenze in costante crescita delle imprese e uno degli effetti è l'attuale opportunità di utilizzare il sistema classico o mobile.

EDI: classico vs mobile

Poiché gli utenti accedono all'EDI utilizzando una rete VAN o vari canali Internet, l'EDI mobile doveva semplicemente essere implementato ed è stato lentamente adottato da settori e tipi di clienti specifici. Quali sono dunque le principali differenze tra le versioni Classic e Mobile? L'EDI classico si riferisce allo scambio di documenti elettronici, utilizza un canale di comunicazione standardizzato e uno standard di formato elettronico predefinito per i messaggi. Questi possono essere X12 per il settore della vendita al dettaglio, VDA per il settore automobilistico, EDIFACT per la logistica e molti altri a seconda del settore e delle esigenze del cliente.

Mobile EDI, invece, si riferisce all'utilizzo di un'applicazione per telefoni cellulari per inviare o ricevere messaggi EDI, sempre utilizzando un formato specifico del client. È possibile accedere facilmente ai dati EDI anche utilizzando varie applicazioni mobili, analogamente a come vengono utilizzati il cloud e altre piattaforme, dando maggiore flessibilità agli utenti, soprattutto se le loro applicazioni sono tutte sincronizzate. La versione mobile può offrire una serie di vantaggi e migliorare l'efficienza di molti processi inviando notifiche di consegna, consentendo una semplice gestione dei documenti ed essendo accessibile in qualsiasi momento e in qualsiasi luogo, in modo che l'utente possa comunicare direttamente con i propri clienti e partner. Quindi, perché il Mobile EDI è particolarmente vantaggioso nella logistica?

6 cose che il Mobile EDI può fare in modo semplice

Immaginiamo un magazzino con un ruolo specifico nell'intero processo di filiera. Molti processi dipendono l'uno dall'altro e se un pezzo del puzzle non viene posizionato correttamente, l'immagine non si completa, quindi è importante eseguire tutte le attività in tempo e mantenere una buona comunicazione tra tutte le parti senza ritardi. L'utilizzo di app mobili collegate ai sistemi è semplicemente più conveniente e fa risparmiare tempo poiché consente di fare molte cose direttamente dal tuo magazzino. Tra le altre cose, l'EDI mobile consente a te e ai tuoi partner commerciali di:

1. Aggiornare lo stato della consegna

In passato questi stati venivano aggiornati manualmente e utilizzando metodi diversi. L'EDI mobile consente a clienti e fornitori, nonché agli operatori logistici, di scambiare informazioni non solo in tempo reale ma anche in modo quasi automatico. Ciò riduce i processi dispendiosi in termini di tempo, elimina il rischio di errori e migliora le operazioni nell'intera supply chain.

2. Scansionare direttamente etichette o codici QR

La scansione diretta di codici QR o etichette non solo riduce gli errori e i tempi di elaborazione, ma migliora anche la comunicazione tra operatore e fornitore. Ciò consente il monitoraggio in tempo reale di dove si trovano effettivamente le merci. Può anche far crescere la reputazione delle aziende di logistica, rendendole flessibili e in grado di adattarsi rapidamente alle innovazioni digitali.

3. Firmare ordini o avvisi di spedizione

L'esecuzione di ordini o avvisi di spedizione rafforza la sicurezza di tutti i processi, fornendo allo stesso tempo a tutti la comodità di tracciare il flusso di lavoro. Per non parlare del processo paper free, che oltre a essere rispettoso dell'ambiente supporta anche il raggiungimento di un ROI positivo e un minor numero di errori nei documenti.

4. Rivedere lo stato e la qualità del prodotto

Essere in grado di rivedere lo stato e la qualità del prodotto può davvero aiutare gli operatori logistici a gestire meglio il problema. Possono reagire molto più velocemente, comunicare facilmente con le parti che incontrano difficoltà e, di conseguenza, creare più fiducia per il flusso di lavoro.

5. Comunicare in tempo reale con i partner in merito a qualsiasi problema

Comunicare in tempo reale può aiutare a prevenire molte difficoltà, come problemi con l'imballaggio, modifiche dell'ordine dell'ultimo minuto, incidenti, informazioni mancanti o altro. Ciò non solo consente di risparmiare tempo, ma migliora anche l'affidabilità e la fiducia tra tutte le parti, aiutandole a fornire una tempestiva organizzazione dei sostituti.

6. Controllare lo stato della consegna in tempo reale durante l'intero processo

Inoltre, accelera l'intero processo e riduce il numero di errori. Tuttavia, è fondamentale notare che il monitoraggio in tempo reale offre una panoramica dell'intera supply chain. Ciò impedisce comunicazioni errate fornendo al fornitore e al rivenditore informazioni su quando e da chi le merci sono state effettivamente consegnate. Non vorrai chiamare il tuo cliente per chiedere come è stata consegnata la merce mentre è ancora in viaggio, giusto?

Il potenziale crescente delle applicazioni Mobile EDI

Le operazioni logistiche sono spesso complesse, con le esigenze dei clienti in costante crescita da affrontare. Pertanto, le aziende devono scegliere in modo intelligente tra le applicazioni che supportano le loro operazioni. Alcune hanno implementato misure che aiutano a scansionare direttamente le etichette logistiche, consentendo la ricezione di merci senza carta con l'uso di applicazioni Proof of Delivery. Tali applicazioni sono già ampiamente utilizzate dai corrieri e ora le aziende le stanno adattando alle soluzioni paperless B2B. Ciò migliora notevolmente l'accuratezza dei documenti e di altri tipi di dati che possono essere tracciati direttamente tramite app collegate ai sistemi EDI Classic. Altre aziende utilizzano applicazioni mobili che consentono la scansione dei codici a barre, che permette di emettere direttamente una fattura al sistema (il cosiddetto sistema dock, spesso utilizzato nel Retail).
  
Comarch offre un'app mobile per la prova di consegna (POD) consentendo così una rapida ricezione delle informazioni sullo stato della consegna. Il Mobile POD crea valore riducendo gli errori e aumentando l'efficienza. Di conseguenza, i team di trasporto e operazioni possono migliorare le prestazioni, aumentare la produttività, ridurre i costi e migliorare l'esperienza del cliente.

È certamente mobile, ma è sicuro?

La mobilità spesso solleva questioni legate alla sicurezza. Alcuni imprenditori si preoccupano dell'affidabilità delle applicazioni mobili EDI, dell'accesso esterno a informazioni sensibili, delle violazioni dei dati e di vari tipi di attacchi informatici. Ecco perché quando cercano un fornitore di software EDI, le aziende di logistica di solito cercano un partner IT fidato ed esperto. Gli sviluppatori di Comarch assicurano che non ci siano funzionalità extra che potrebbero aumentare il rischio di utilizzo di applicazioni mobili, come l'accesso ai social media. Un'altra misura di sicurezza che affronta i potenziali rischi sono le autorizzazioni utente selezionabili. Codifica forte, test, backhand e aggiornamenti regolari assicurano anche l'affidabilità del Mobile EDI. Ultimo ma non meno importante, l'autenticazione a più fattori e la crittografia dei dati riducono al minimo il rischio di accesso, modifica o distruzione di informazioni sensibili e di interruzione dei normali processi aziendali.
       
Il rapido processo di digitalizzazione del business globale, dovuto principalmente alla crisi da Covid-19, provoca una crescente necessità di innovare e automatizzare vari processi nel settore della logistica. Gli operatori logistici sono cresciuti e sono spesso i primi ad utilizzare nuove tecnologie in grado di migliorare i propri processi nell'espansione delle reti. Pertanto, con i sistemi EDI Classic già migliorati, le aziende sono alla ricerca di soluzioni mobili per fare un ulteriore passo avanti, verso operazioni ancora più digitalizzate e automatiche nell'intera Supply Chain.

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