La Polonia finalizza il quadro legale per il KSeF 2.0 obbligatorio

A dicembre 2025, il Ministro delle Finanze e dell'Economia polacco ha firmato ufficialmente il regolamento sull'uso del Sistema Nazionale di Fatturazione Elettronica (KSeF), uno dei quattro regolamenti esecutivi per il sistema che sono stati firmati questo mese. Attualmente in attesa di pubblicazione finale nella Gazzetta Ufficiale polacca (Dziennik Ustaw), questo regolamento funge da regolamento di esecuzione per il quadro obbligatorio del KSeF 2.0, sostituendo le linee guida del periodo volontario del 2021.

Ambito del Regolamento

Il regolamento fornisce le regole operative dettagliate necessarie affinché le imprese possano navigare nell'ambiente KSeF:

• Diritti di accesso e Autorizzazioni: Definisce tipi di permessi specifici per l'accesso al sistema e delinea le procedure formali per la concessione o la revoca di tali diritti, incluso l'uso del modulo di notifica ZAW-FA.
• Metodi di Autenticazione: L'atto stabilisce diversi metodi validi per l'autenticazione al sistema, inclusa l'autenticazione tramite il nodo nazionale (Węzeł Krajowy), firme elettroniche qualificate, sigilli elettronici qualificati e il certificato KSeF recentemente introdotto.
• Specifiche del Codice QR: Vengono introdotti due distinti tipi di codici QR per garantire l'integrità della fattura:
  • QR Code di Verifica: Per le fatture condivise al di fuori del sistema, consentendo ai destinatari di verificare l'esistenza del documento nel KSeF.
  • Firma elettronica in modalità offline: Utilizzata in modalità offline per confermare l'identità dell'emittente tramite il certificato KSeF prima che la fattura sia formalmente inviata al sistema.
• Fatture con Allegati: Il regolamento stabilisce i requisiti tecnici e le procedure di notifica per l'emissione di fatture che includono dati strutturati aggiuntivi. Come promemoria, nel KSeF 2.0, gli allegati non sono file separati (come PDF o Excel) ma nodi di dati strutturati XML integrali incorporati nello schema FA(3).

Affinamenti dalla Versione Bozza

Diversi aggiustamenti chiave sono stati apportati al testo finale a seguito della bozza di novembre 2025 per migliorare la chiarezza e la funzionalità:

• Criteri per gli Allegati: Il requisito dei "dati complessi" per l'uso degli allegati è ora incorporato direttamente nella definizione normativa.
• Permessi Espansi: Le autorizzazioni per l'autofatturazione e le fatture VAT RR (Fatture per agricoltori forfettari) sono state esplicitamente espanse per includere le persone fisiche e la copertura per scenari di modalità offline o di guasto.
• Implementazione VAT RR: Una nuova disposizione conferma che la funzionalità di fatturazione VAT RR si applicherà ufficialmente dal 1° aprile 2026.
• Chiarimento sulla Notifica: Il regolamento chiarisce che i diritti di una persona autorizzata esistente devono essere revocati prima che un nuovo individuo possa essere designato tramite il modulo ZAW-FA.

Cronologia di Implementazione

Il regolamento introduce un approccio graduale a vari requisiti tecnici:

• 1° gennaio 2026: I contribuenti possono iniziare a inviare notifiche per emettere fatture con allegati.
• 1° febbraio 2026: Il regolamento principale entra in vigore, allineandosi con il rollout nazionale del KSeF 2.0.
• 31 marzo 2026: Ultimo giorno in cui il Profilo Certificato può essere utilizzato per l'autenticazione KSeF.
• 1° aprile 2026: L'autenticazione tramite nodo nazionale diventa disponibile e le disposizioni VAT RR entrano in vigore.
• 1° gennaio 2027: I token non possono più essere utilizzati ai fini dell'autenticazione KSeF.

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