Ottimizza il Futuro #3: Semplifica i Processi di Contabilità Fornitori/Clienti in Tutta la Tua Organizzazione

L'elaborazione manuale delle fatture può rallentare le operazioni e aumentare il rischio di errori, specialmente in assenza di un sistema strutturato. Quando le fatture in entrata e in uscita non vengono verificate correttamente, le aziende si trovano ad affrontare ritardi nei pagamenti, problemi di conformità e costi evitabili. La piattaforma di fatturazione elettronica di Comarch automatizza le attività critiche di validazione e approvazione, aiutando a eliminare i ritardi e a ridurre gli errori di elaborazione. Esploriamo alcune delle funzionalità chiave che rendono tutto ciò possibile.

Le Sfide nei Processi di Contabilità Fornitori/Clienti (AP/AR)

La gestione di grandi volumi di fatture presenta problemi ricorrenti che possono influire in modo significativo sull'efficienza e sulla conformità:

• Garantire l'Accuratezza dei Documenti: Le fatture devono essere conformi sia ai requisiti legali che a quelli aziendali interni. Dati mancanti o errati possono bloccare i pagamenti o creare rischi di conformità.
  
• Evitare Ritardi: I documenti non verificati rallentano i cicli di approvazione e pagamento. Possono portare a interruzioni operative e persino a sanzioni finanziarie.
  
• Bilanciare Automazione e Controllo Manuale: Sebbene i flussi di lavoro automatizzati facciano risparmiare tempo, le aziende necessitano ancora della capacità di gestire le eccezioni manualmente, specialmente in casi limite o per transazioni di alto valore.

Con il sistema giusto, come la piattaforma di fatturazione elettronica di Comarch, le aziende possono ottimizzare le operazioni di contabilità fornitori/clienti e affrontare queste sfide in modo più efficace.

Come la Piattaforma di Fatturazione Elettronica di Comarch Supporta i Processi AP/AR 

Validazione Automatizzata delle Fatture

Ogni documento elaborato sulla piattaforma di fatturazione elettronica di Comarch viene validato automaticamente rispetto ai requisiti legali e aziendali. I clienti che utilizzano la piattaforma possono garantire che ogni documento inviato dal loro sistema ERP alle piattaforme governative o ai destinatari sia legalmente conforme e allineato agli standard aziendali definiti.

Gli utenti possono monitorare lo stato dei documenti tramite l'applicazione Comarch EDI Tracking e verificare se un documento generato dal sistema ERP è corretto. Se viene rilevato un problema, il sistema blocca il documento e informa l'utente del problema specifico.

Esistono due tipi principali di errori di validazione:

• Errori di mappatura: Si verificano quando il formato del documento è corretto, ma il suo contenuto include errori. In questo caso, gli utenti possono visualizzare una descrizione che indica quale campo è errato e quale regola si applica a quel campo.
  
• Errori di analisi (parsing): Si verificano quando il documento viene inviato in un formato non corretto. In tal caso, la fattura elettronica viene bloccata prima di essere inviata al destinatario, prevenendo ulteriori problemi nell'elaborazione aziendale.

Le stesse regole possono essere applicate ai documenti in entrata, aiutando le aziende a evitare di elaborare fatture incomplete o non conformi provenienti dai loro partner commerciali.

Approvazione e Rifiuto dei Documenti

Mentre l'automazione gestisce la maggior parte dell'elaborazione delle fatture, alcuni casi richiedono una revisione manuale. La piattaforma di Comarch supporta entrambi gli approcci, consentendo agli utenti di accettare o rifiutare la fattura se soddisfa criteri definiti che indicano la necessità di un'elaborazione manuale.

Nell'applicazione Comarch EDI Tracking, gli utenti possono visualizzare i documenti che richiedono approvazione in una sezione dedicata. Questi documenti vengono messi in pausa in attesa dell'azione dell'utente. Gli utenti possono anche impostare una finestra temporale personalizzata per la revisione, al termine della quale il documento verrà automaticamente approvato o rifiutato.

Prima dell'approvazione, gli utenti possono accedere a un'anteprima visiva del documento cliccando sull'icona della lente d'ingrandimento. Ciò consente loro di controllarne il contenuto e decidere se inviarlo ulteriormente o rifiutarlo.

Inoltre, qualsiasi set di dati del documento può essere esportato in una colonna e visualizzato nell'elenco dei documenti. Questo può includere:

• Nome e partita IVA del venditore/acquirente
• Dati finanziari (importo netto totale, importo totale dell'imposta, ecc.)
• Tipo di messaggio (fattura, ordine, autofattura)
• Data del documento o data di elaborazione

Questa configurazione consente agli utenti di filtrare e trovare rapidamente i documenti esatti che desiderano elaborare e fornisce una chiara panoramica di quelli che richiedono un'azione.

L'utente può scegliere un determinato documento da accettare o rifiutare. Per accelerare il processo di approvazione, può essere eseguita anche un'azione di gruppo. L'utente può selezionare più documenti e approvarli tutti con un'unica azione.

Caso d'Uso Pratico: Validazione e Approvazione nella Pratica

1. Fatture in Entrata

Contesto:

L'azienda ha accordi quadro con i suoi fornitori. Secondo i termini contrattuali, le fatture che superano un valore specificato richiedono un'approvazione manuale.
Esigenza Aziendale:

• Implementare una soluzione in linea con i requisiti del contratto quadro;
• mantenere l'intero processo — monitoraggio e approvazione dei documenti in entrata — all'interno di un unico strumento.

Soluzione di Comarch:

• Le fatture di alto valore vengono instradate automaticamente alla sezione di approvazione in Comarch EDI Tracking;
• gli utenti possono approvare o rifiutare i documenti direttamente nel sistema;
• lo stato di approvazione o rifiuto viene inviato al cliente.

Valore Aggiunto:

• Un mix intelligente di automazione (per le fatture di basso valore) e controllo manuale (per i casi di alto valore);
• un processo centralizzato in un unico strumento basato su cloud;
• accesso rapido sia ai documenti approvati che a quelli rifiutati.

2. Fatture in Uscita

Contesto:

L'azienda invia fatture ai clienti. Secondo la politica interna, le fatture per i clienti chiave devono essere approvate da una persona designata (es. direttore di settore, contabile principale). Le altre fatture possono essere inviate automaticamente. Il sistema ERP dell'azienda non dispone di una funzionalità di approvazione integrata.

Esigenza Aziendale:

• Integrare l'elaborazione delle fatture con un elenco di clienti chiave;
• garantire che la logica di approvazione si adatti agli aggiornamenti dei dati anagrafici;
• implementare un instradamento per l'approvazione basato sulla politica interna.

Soluzione di Comarch:

• L'azienda fornisce a Comarch un elenco degli ID dei clienti chiave (dati anagrafici);
• le fatture per tali clienti vengono instradate automaticamente alla sezione Approvazione;
• una persona designata esamina e approva o rifiuta le fatture prima di inviarle;
• gli aggiornamenti dei dati anagrafici attivano automaticamente l'aggiornamento delle regole nella piattaforma.

Valore Aggiunto:

• Le regole di approvazione si adattano dinamicamente al variare dei dati anagrafici;
• consente la piena conformità con le politiche di approvazione interne;
• migliora la qualità dei documenti per i clienti strategici.

Casi d'Uso Aggiuntivi per Approvazione e Validazione

• Sistemi ERP costosi o difficili da modificare: La funzionalità di approvazione può essere aggiunta a livello di fatturazione elettronica, evitando personalizzazioni dell'ERP.
  
• Settori con una rigorosa supervisione normativa: Settori come l'automotive o il farmaceutico richiedono un elevato livello di controllo: una funzione di approvazione può essere implementata in ogni fase del processo per fornire controllo sui documenti scambiati.
  
• Organizzazioni multi-brand o multi-entità: La soluzione consente una supervisione centralizzata anche quando i documenti provengono da unità aziendali separate.
  
• Controllo aziendale dei documenti: Anche se un documento soddisfa gli standard legali, il cliente può rifiutarlo per motivi aziendali. 

Settori che Beneficiano dell'Approvazione Manuale

Manifatturiero

Nel settore manifatturiero, le fatture di importo elevato spesso coprono materie prime, attrezzature specializzate o componenti critici. L'approvazione manuale garantisce che queste spese siano in linea con i programmi di produzione, gli stanziamenti di budget e gli standard di qualità.

Edilizia

I progetti di costruzione comportano spese ingenti per materiali (es. acciaio, cemento), servizi di subappaltatori o noleggio di macchinari pesanti. L'approvazione manuale verifica che il lavoro sia stato completato come concordato e che le spese siano in linea con i budget del progetto.

Sanità

Le organizzazioni sanitarie gestiscono fatture di grandi importi per attrezzature mediche, farmaci e infrastrutture IT. I controlli manuali confermano che questi acquisti costosi siano medicalmente necessari e rientrino nei budget assegnati.

Servizi IT

I fornitori di servizi IT spesso affrontano investimenti costosi in licenze software, infrastrutture cloud e servizi di consulenza. L'approvazione manuale garantisce che questi acquisti siano strategicamente giustificati e supportino gli obiettivi tecnologici a lungo termine.

Retail (Grandi Catene/Franchise)

I rivenditori elaborano spesso fatture di alto valore per ordini di inventario all'ingrosso o grandi campagne di marketing. La revisione manuale aiuta a verificare gli accordi sui prezzi e a garantire che la spesa sia in linea con la strategia del marchio.

Ottimizza le Tue Operazioni Finanziarie con Comarch

Le aziende che utilizzano la piattaforma di fatturazione elettronica di Comarch beneficiano di un processo di contabilità fornitori/clienti più controllato ed efficiente. I vantaggi principali includono:

• Maggiore accuratezza nell'elaborazione delle fatture sia in entrata che in uscita.
• Flussi di lavoro più rapidi con meno interventi manuali e ritardi.
• Rischio di conformità ridotto, grazie alla validazione automatica basata su regole.
• Migliore utilizzo delle risorse, concentrando l'attenzione del personale solo dove necessario.
• Flessibilità per adattarsi alle politiche interne и alle normative specifiche dei vari paesi.

La soluzione di Comarch è progettata per supportare operazioni finanziarie complesse garantendo al contempo la conformità in oltre 60 paesi. Riconosciuta da IDC come leader nel mercato della fatturazione elettronica, Comarch aiuta le aziende ad adattarsi rapidamente ai cambiamenti normativi mantenendo il controllo dei processi e la continuità operativa.

Vuoi semplificare la validazione e le approvazioni delle fatture? Contattaci per scoprire come la piattaforma di Comarch può supportare i tuoi processi di contabilità fornitori/clienti.

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