Ottimizza il Futuro #1: Adattare l'e-Invoicing alle esigenze aziendali

Non esistono due aziende uguali, e nemmeno con le stesse esigenze in tema fatturazione. Il segreto di un sistema di e-Invoicing di successo è la flessibilità, che consente alle aziende di adattare le proprie soluzioni in base ai loro processi specifici, sia che richiedano automazione completa o controllo manuale. Diamo un'occhiata ad alcuni esempi di funzionalità di e-Invoicing personalizzabili.

Scambio automatico di documenti

Grazie a formati standardizzati e canali sicuri, lo scambio di documenti può ora essere automatizzato, portando a benefici come:

• Riduzione degli errori umani
• Cicli di transazione più rapidi
• Gestione più semplice di grandi volumi di fatture
• Conformità garantita alle normative legali e fiscali
• Maggiore efficienza riducendo il lavoro manuale richiesto nel processo di fatturazione

Comarch e-Invoicing offre questa funzionalità. Si interfaccia con un'ampia gamma di sistemi tra cui SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, Infor e molti altri, grazie alla sua strategia di integrazione adattabile "any-to-any" e all'integrazione multicanale. In questo modo, i nostri clienti non hanno vincoli durante il trasferimento di documenti tra i sistemi aziendali interni o le soluzioni utilizzate dai partner commerciali. 

Flessibilità

La flessibilità è la capacità della tua soluzione di e-Invoicing di adattarsi a una vasta gamma di processi e normative aziendali, incluse le differenze regionali nelle leggi fiscali.

Un sistema di e-Invoicing flessibile può:

• Essere personalizzato per soddisfare le esigenze di diversi settori (es. retail, manifatturiero, sanitario)
• Adattarsi a vari formati di documenti, strutture di dati e standard (es. XML, EDI)
• Essere scalabile per gestire partner commerciali sia piccoli che grandi

La flessibilità è uno dei principali vantaggi della piattaforma Comarch e-Invoicing ed è stata riconosciuta nell'IDC MarketScape 2025 per la valutazione dei fornitori di e-Invoicing conformi in Europa: "La strategia di Comarch prevede che ogni soluzione possa essere adattata alle esigenze specifiche di ogni azienda. Il fornitore dispone di un team esteso di sviluppatori esperti che personalizzano la soluzione di e-Invoicing se il cliente ha preferenze specifiche che devono essere soddisfatte." 

Esigenze aziendali diverse – Combinazione di elaborazione automatica e manuale

Anche se l'automazione è un argomento da tempo molto discusso, le moderne piattaforme di e-Invoicing dovrebbero combinare sia l'elaborazione automatica che quella manuale. In questo modo, le aziende possono sfruttare il meglio di entrambi i mondi e adattarsi facilmente per soddisfare le loro attuali esigenze.

Ad esempio, l'elaborazione automatica può essere utilizzata per attività di routine ad alto volume, mentre l'elaborazione manuale è ideale per transazioni complesse o attività che richiedono supervisione e intervento umano.

Vantaggi:

• Un livello di automazione regolabile in base alla complessità delle loro fatture.
• Un ulteriore livello di controllo su fatture critiche o complesse.

Comarch affronta questa sfida offrendo le nuove funzionalità di arricchimento manuale delle fatture e di instradamento manuale, disponibili nello strumento cloud Comarch EDI Tracking.

Queste funzionalità possono, tuttavia, anche essere completamente automatizzate. Comprendiamo che alcune aziende possano preferire averle parzialmente o totalmente manuali, a seconda delle loro esigenze specifiche.

Arricchimento manuale

L'arricchimento manuale consente agli utenti di aggiungere dati mancanti o modificare campi della fattura secondo le regole definite durante la fase di implementazione, in modo che le fatture soddisfino tutti i requisiti necessari e gli standard di conformità.

Esempio di caso d'uso:

1. Le fatture in uscita vengono convalidate automaticamente sulla piattaforma Comarch e-Invoicing per controllare la conformità con le regole tecniche e aziendali.
2. La convalida automatica rileva che il numero di riferimento dell'acquirente è mancante.
3. L'elaborazione della fattura viene interrotta e al documento viene aggiunto lo stato appropriato, che notifica all'utente l'azione richiesta.
4. L'utente aggiunge manualmente il numero di riferimento dell'acquirente mancante e invia la fattura per un'ulteriore elaborazione.
5. La fattura viene quindi inviata al destinatario.

L'arricchimento manuale è disponibile sia per i flussi di documenti in entrata che in uscita, garantendo flessibilità nella gestione di vari tipi di fatture. La conformità del processo è pienamente garantita da Comarch, mantenendo l'integrità delle tue operazioni di fatturazione. 

Instradamento manuale

L'instradamento manuale consente agli utenti di scegliere manualmente a quale sistema interno o esterno inviare una fattura elettronica. Questa funzionalità offre flessibilità quando il sistema non è in grado di determinare automaticamente la destinazione appropriata per il documento a causa dell'assenza di regole predefinite o quando si gestiscono eccezioni. È particolarmente utile quando l'instradamento automatizzato non è possibile, o quando è necessaria un'approvazione, una revisione o un'ulteriore azione.

Esempio di caso d'uso:

1. Un cliente Comarch utilizza due diversi sistemi interni per elaborare le fatture.
2. I fornitori inviano le fatture con un'indicazione del tipo di fattura, consentendo al sistema di instradare automaticamente la fattura al sistema interno appropriato.
3. Se il fornitore non include il tipo di fattura, l'instradamento automatico non può avvenire.
4. Per evitare il rifiuto della fattura, il cliente può utilizzare l'opzione di instradamento manuale per selezionare il sistema interno a cui inviare la fattura.

L'instradamento manuale è disponibile sia per i flussi di documenti in entrata che in uscita, garantendo che le fatture vengano sempre elaborate. 

Azioni anonime

Uno dei principali valori aggiunti delle funzionalità di arricchimento manuale e instradamento manuale è la possibilità di eseguire queste azioni in modalità anonima. Gli utenti possono arricchire o instradare manualmente le fatture elettroniche utilizzando un link URL, che può essere generato in Comarch EDI Tracking o inviato automaticamente via email. Il processo può essere finalizzato senza dover accedere a Comarch EDI Tracking, garantendo facilità d'uso e privacy.

Esempio di caso d'uso:

1. Un'azienda (cliente Comarch) riceve una fattura da una piattaforma governativa (es. KSeF polacco o Hasil malese).
2. Alla fattura mancano dati aziendali cruciali, come il numero di serie univoco di un prodotto. Sebbene questi dati non siano richiesti dalla piattaforma governativa, sono essenziali per l'elaborazione interna delle fatture dell'azienda.
3. L'azienda genera un link e lo invia all'emittente della fattura.
4. L'emittente può utilizzare questo link per aggiungere il numero di serie del prodotto mancante, anche se non ha accesso a una piattaforma Comarch.
5. La fattura viene quindi ulteriormente elaborata internamente con i dati aggiunti.
6. La fattura originale viene archiviata sulla piattaforma per scopi contabili.
7. La piena conformità con il processo è garantita da Comarch. 

Valore aggiunto per i clienti

La combinazione di funzionalità avanzate e l'elaborazione automatica delle fatture offre un valore aziendale significativo:

• Soluzione su misura per l'e-Invoicing: Le soluzioni moderne sono flessibili e offrono automazione e controllo manuale durante il processo di fatturazione.
• Evitare ritardi prolungati e inefficienze: Con Comarch, le fatture non vengono rifiutate quando mancano i dati. Invece, il processo viene interrotto, consentendo agli utenti di inserire manualmente le informazioni mancanti.
• Conformità: Tutte le azioni eseguite sui documenti sono pienamente conformi ai requisiti legali e normativi. Fornitori come Comarch adattano continuamente le proprie soluzioni per soddisfare gli ultimi standard legali di e-Invoicing. Le piattaforme di e-Invoicing flessibili aiutano le aziende a ottimizzare le proprie operazioni mantenendo il pieno controllo. 

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