Come ridurre il tasso di rifiuto delle email e migliorare la collaborazione con i partner

L'obbligo di fatturazione elettronica B2B in paesi come la Germania, sta spingendo le aziende ad adottare formati di fattura strutturati. Ma soddisfare i requisiti legali è solo il primo passo.

La vera sfida sta nel garantire che i sistemi non solo possano gestire le fatture in entrata e in uscita, ma anche elaborarle con successo. Ogni rifiuto causa ritardi, correzioni manuali e costi inutili. E man mano che i volumi crescono, aumenta anche l'impatto. Ecco perché il rejection rate è diventato una metrica di performance chiave che mostra chiaramente se la soluzione funziona davvero o si limita a soddisfare i requisiti di conformità.

Il vero costo del rifiuto di una fattura

Tornando al caso specifico della Germania, al momento è stato richiesto solamente di ricevere fatture elettroniche, ma presto diventerà obbligatorio anche l'invio: dal 1° gennaio 2027 per le aziende con un fatturato annuo superiore a 800.000 euro e entro il 2028 per tutte le altre. Eppure, avere semplicemente la capacità tecnica di trasmettere le fatture non è sufficiente. Le aziende devono assicurarsi che i loro documenti vengano effettivamente elaborati.

Nel frattempo, molte imprese registrano ancora tassi di rifiuto superiori al 50%, che in alcuni casi raggiungono il 70-90%. Molto di frequente, il problema è dato dal fallimento della convalida causato da formati non conformi. Questi problemi spesso non vengono rilevati finché i pagamenti non subiscono ritardi o i team finance non sono costretti a risolverli manualmente.

Tassi di rifiuto più bassi si traducono direttamente in una riduzione dei costi di elaborazione e in un'accelerazione del flusso di cassa. Contribuisce inoltre a generare maggior fiducia lungo tutta la catena di approvvigionamento: evita malumori nei fornitori perchè le loro fatture non vengono rifiutate a causa di sistemi rigidi o di una scarsa logica di convalida.

Ridurre il tasso di rifiuto grazie al convertitore email di Comarch

Tra febbraio e maggio, Comarch ha ridotto il tasso di rifiuto delle fatture elettroniche dal 9,87% a solo il 7,43%. Rispetto alle medie del settore che spesso superano il 50%, la differenza è significativa e per nulla casuale.

Altri provider spesso faticano in quanto accettano una gamma più ristretta di formati conformi a CEN. Comarch supporta un'ampia gamma di standard strutturati, tra cui diverse versioni di XRechnung, Peppol BIS e ZUGFeRD.

Questa maggiore copertura porta a un'elaborazione più efficace e la maggior parte dei rifiuti da parte di Comarch e causata da fornitori che presentano fatture che non seguono le specifiche richieste. Tuttavia, grazie a Comarch Email Converter, le fatture non conformi vengono identificate e corrette prima che causino problemi a valle.

Come funziona Comarch Email Converter?

Nonostante il suo nome, Comarch Email Converter è molto più di un semplice convertitore di formati. Convalida, corregge e indirizza anche le fatture elettroniche in arrivo, contribuendo a garantire che vengano consegnate con successo al primo tentativo e in un formato compatibile.

Al centro del sistema c'è un motore di convalida intelligente che controlla ogni fattura rispetto agli standard CEN/EN 16931. Se una fattura non supera la convalida, il sistema segnala automaticamente il problema e notifica il fornitore (e facoltativamente il team interno), fornendo una spiegazione chiara e una guida su come risolvere il problema. Ciò riduce le congetture e aiuta a evitare ritardi.

Quando una fattura viene inviata in un formato errato o non supportato, il sistema la inoltra automaticamente a un indirizzo email predefinito per una revisione manuale, invece di rifiutarla categoricamente. Questo approccio mantiene i processi in movimento e riduce il rischio di documenti persi o non elaborati.

Il Converter gestisce le fatture ricevute via email o EDI, indipendentemente dalla sintassi o dal layout, e le mappa nel formato richiesto. Si integra senza problemi con i sistemi ERP e finanziari, garantendo una minima interruzione dei flussi di lavoro esistenti.

Un passo avanti rispetto ai requisiti di fatturazione elettronica

Mentre la fase attuale del mandato di fatturazione elettronica in Germania si concentra sulla ricezione di fatture strutturate, la prossima fase sta arrivando velocemente. Dal 2028, tutte le transazioni B2B dovranno essere completamente elettroniche e la tolleranza al rifiuto scenderà a zero. Ogni fattura fallita significherà scadenze mancate, rapporti tesi con i fornitori o rischi di conformità.

Ecco perché una soluzione ad alte prestazioni è fondamentale. Comarch Email Converter non sta solo aiutando le aziende a soddisfare i requisiti odierni, le sta preparando a gestire ciò che verrà nel futuro: più volume, controlli più severi e nessun margine di errore.

Se il tuo sistema e-invoicing ha problemi con le fatture fallite, ora è il momento di metterlo in discussione. Le regole non diventeranno più facili, ma la tua fatturazione può diventarlo.

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